Vorhabensbeschreibung

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zur Digitalisierung und sicheren Verwaltung der anfallenden Dokumente im Unternehmen und einer Software zum Management der Personalprozesse

 Ziel des Projektes ist es die Prozesse im Unternehmen weiter zu digitalisieren und hier speziell in der Fertigung eine neue Digitalisierungsreife durch den zentralen Zugang zu Dokumenten zu ermöglichen. Hierzu soll ein Dokumentenmanagementsystem zur digitalen Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung und Sicherung anfallender Dokumente eingeführt werden. Des Weiteren ist geplant eine Software für das Personalmanagement einzuführen, um hier diese Prozesse in Zukunft voll digital zu gestalten.

Um dies zu erreichen, müssen neue Software- und Hardwarelösung angeschafft, Schnittstellen installiert und mit den bestehenden Systemen vernetzt werden.

Istzustand:

Im Unternehmen existiert bereits ERP-System zur Erfassung von Aufträgen und der Rechnungslegung. Allerdings existieren im Unternehmen speziell für den Bereich der Produktion und des Personalmanagements Insellösungen, welche die Prozesse teilweise noch mit MS-Office Strukturen abbilden. So werden z.B. in der Produktion Zeichnungen auf einzelnen Pfaden des veralteten Servers und sind durch komplizierte Zugangsbeschränkungen nicht für jeden Berechtigten sofort abrufbar. Auch eine Anbindung von Maschinen und der Daten- und Dokumentenaustausch zwischen Maschinenarbeitsplatz, Arbeitsvorbereitung und Bediener ist nur lückenhaft an einzelnen Plätzen vorhanden. So müssen Dokumente teilweise noch umständlich ausgedruckt und an dem jeweiligen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden. Auch ist es aktuell nicht möglich Mails direkt aus dem ERP-System an Kunden zu senden, da hier Zugänge zum Server und Schnittstellen fehlen.

Im Personalbereich ist aktuell keine Software für das Personalmanagement vorhanden. Schicht- und Urlaubspläne werden so z.B. noch händisch in Excel erstellt und die Lohnrechnung über einen externen Dienstleister realisiert.

Entsprechend fehleranfällig und zeitaufwendig ist das Prozedere. Mit dem geplanten Projekt soll dies nun optimiert und entsprechend digitalisiert werden.

Sollzustand:

Mit den neuen Software- und den entsprechenden Hardwarelösungen sollen nun diese unbefriedigend organisierten und bisher händisch und in Papierform oder mittels MS Office Anwendungen verlaufenden Prozesse digitalisiert werden. Mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem für den Produktionsbereich sollen nun alle Dokumente, welche für einen Auftrag anfallen elektronisch erfasst und kundenspezifisch im System und auf einen Server gesichert werden.

Des Weiteren wird mit der Serverlösung und die Verknüpfung mit dem bestehenden System die Möglichkeit für die Mitarbeiter geschaffen viel schneller am Arbeitsplatz auf die benötigten Dokumente zuzugreifen und mithilfe des Exchange Servers soll auch der direkte Mailversand aus dem ERP-System heraus möglich sein. Weiterhin soll mit der neuen Software eine digitale Ablage und ein schnellerer Zugriff von Zeichnungsdateien und eine revisionssichere Dateiablage ermöglicht werden.

Mit der Einführung der Software für das Personalmanagement sollen nun die bisher auf Papier basierten und mittels Excel erstellten Abläufe digitalisiert, optimiert und im Ganzen vernetzter gestaltet werden. So werden mit der Einführung alle Prozesse vom Bewerbermanagement über die elektrische Krankschreibung bis hin zu Schichtplänen und der Lohnrechnung entsprechend digital gestaltet, optimiert und sicherer bzw. benutzer-freundlicher gestaltet.

Um dies zu erreichen ist zum einen die Anschaffung neuer Software und Anpassungsprogrammierungen nötig. Zum anderen ist die Anschaffung geeigneter Hardware, wie eines neuen Servers, einer Cloud Lösung, verschiedener Switche und Scanner mit OCR-Scann Funktion nötig.

Dies alles sorgt dafür das die Prozesse im Unternehmen zusammengeführt, sicherer und im gesamten optimaler gestaltet werden. Das Projekt soll durch die hiermit zu erfolgende Digitalisierung nicht nur zur Verringerung von Fehlern in der Dokumentenablage beitragen, sondern auch die Prozesse einfacher und sicherer in der Anwendung für die Mitarbeiter gestalten.

Niederschmiedeberg, 05.02.2024